El Teletrabajo, ¿Son posibles las reuniones virtuales productivas?

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Luego de 6 meses o más de la llegada de la pandemia al mundo, sabemos que el Teletrabajo llegó para quedarse en muchos de nuestros hogares, la aceptación ha ido creciendo en la medida que ha pasado el tiempo, esto porque no todas las empresas confiaban en que, a distancia, se podían replantear los objetivos y de alguna manera, alcanzarlos.

Igualmente la opinión de los trabajadores ha ido cambiando, si bien al principio muchos se vieron obligados a llevar el computador a sus casas para seguir con sus jornadas laborales, hoy hay quienes prefieren mantenerse así, a volver a las oficinas. Según AxiCom «al 80% de las personas le gusta el teletrabajo y el 93% quiere mantenerlo pese a la vuelta a la normalidad».

Sin embargo, el Teletrabajo tiene una cantidad de implicaciones que deben ser revisadas tanto por las empresas como por sus trabajadores, para así garantizar que puedan permanecer en el tiempo sin sucumbir, bien por exceso de trabajo, por abuso del tiempo, por no alcanzar las metas en el tiempo estimado o por simple frustración al convertirse en una dinámica que no es la esperada.

¿Cuántas veces te ha pasado que pasas de una reunión a otra, sin poder atender las asignaciones diarias? Esto solo hace que se acumule el trabajo y que las tareas, hora tras hora vayan quedando pendientes. Muchos son quienes hoy tienen esa sensación de que pasan el día conectados y que no son tan productivos como les gustaría ser.

En este post queremos entregar algunas herramientas para que tus reuniones laborales  sean más efectivas, para que al finalizarlas tengas tiempo de atender los requerimientos que en ella se acordaron y para que el agotamiento físico y mental no llegue a tu nueva rutina laboral.

La eficacia del Teletrabajo depende de las buenas prácticas

En Mauna Media nos hemos planteado comenzar a entregar recursos, útiles para empresas y especialistas del Marketing, que sirvan para establecer las mejores condiciones luego de la llegada de esta nueva normalidad. Es por ello que decidimos hacer un eBook enfocado en el Teletrabajo y todo lo que necesitas para que sea exitoso. Este eBook gratuito puedes descargarlo aquí.

Entendemos también que el tiempo ha pasado y que el reto ha ido en aumento, si bien al principio simplemente se comenzaron a atender llamadas en casa y realizar algunas tareas desde un notebook, hoy la rutina debe ser distinta y una vez que se toma en serio y que se entiende que esta es la nueva alternativa para ganarse la vida, comienza un nuevo reto.

Que puedas asumirlo con las herramientas correctas es lo que más deseamos desde Mauna Media.

Reuniones eficaces y tiempo para la productividad

Las reuniones por zoom, meet o cualquier otra plataforma digital se han hecho más frecuentes de lo acostumbrado, esto debido a la incorporación abrupta del Teletrabajo producto de la pandemia de 2020, y digo abrupta puesto que muchas personas no se esperaban que sus trabajos podían modificarse de tal forma que invadieran en su totalidad el espacio personal del hogar.

Y esta es una las primeras herramientas que te entregaremos, trabajar desde casa no debe implicar la invasión de tu espacio privado, sino por el contrario, como equipo de trabajo que funciona a distancia, inclusive desde antes de la llegada del Covid-19, recomendamos que escojas un lugar físico, dentro de tu casa donde puedas instalarte cómodamente para trabajar. Donde no interfieras en la rutina de tu familia, y donde los que viven contigo no se sientan menos importantes. También un espacio donde puedas encontrar la concentración fácilmente y por supuesto, donde puedas atender tus videollamadas sin mayores interrupciones.

Con respecto al tiempo de las reuniones, es un tema del que muchos hablan, ya que en gran medida se han visto afectados, la clave está en la moderación, una clase virtual no pasa de 45 minutos sin una pausa, lo que nos da una referencia útil, una reunión eficaz no debiera superar los 60 minutos ya que el equipo pierde la concentración, se dispersa, y lo peor es que se agota física y mentalmente.

Según Factorial hacer reuniones virtuales en Teletrabajo puede ser realmente provechoso si sigues algunos consejos, en Mauna Media te compartimos los que hemos experimentado de forma efectiva: 

  • Asegúrate de que todas las personas involucradas en la reunión virtual tengan conexión estable a Internet, así como las condiciones mínimas, un dispositivo móvil o computador.
  • Si eres el moderador de la reunión lleva una agenda, con los puntos claros, los temas a tratar y cuánto tiempo le dedicaras a cada uno, procura conversar de forma fluida, pero que no te veas forzado, permite a las personas que hagan comentarios fuera de trabajo si lo desean pero reordena siempre la reunión. En caso de que no seas el moderador sugiere que haya uno.
  • Revisa diferentes plataformas o software para la videollamada, dale una mirada a todo lo que harás en ella, si la herramienta requiere que compartas la pantalla por ejemplo, si necesitas compartir un documento donde todos hagan sus aportes, que bien puede funcionarte para esto las herramientas de Google como https://meet.google.com/ y https://drive.google.com/
  • En el caso de que requieras que la videollamada quede grabada para hacer seguimiento o registro te recomendamos usar https://zoom.us/ y bien vale la pena la versión paga que ofrece “Sala de espera” para que al culminar con un equipo de trabajo otro te esté esperando y debatiendo sobre alguna tarea que les asignes. 
  • Mantener al equipo involucrado. Procura que sea un conversación fluida y no una simple exposición de tareas, permite que las personas expresen la forma en la que realizarán sus asignaciones y realiza acuerdos. 

El Teletrabajo después de todo puede venir a ser la alternativa más sólida para trabajar en los próximos tiempos, toma todas las consideraciones que amerita y comprende que irá evolucionando con el paso del tiempo para que cada vez sea una mejor herramienta para alcanzar las metas empresariales.

¿Te sumas a la nueva normalidad con el Teletrabajo? Hazlo con las herramientas necesarias para que sea exitoso.